Informationen zum Jahreswechsel
Inhaltsübersicht
- 1 Initialisierung der Nummernkreise
- 2 Kasse
- 3 Automatische Ausführung des Jahreswechsels
- 4 Durchführung einer Inventur
- 5 Systembeginn nach dem Jahreswechsel
- 6 Fakturen altes Jahr / neues Jahr
- 7 Handhabung von Belegen in der Warenwirtschaft
- 8 Abstimmung der Konten
- 9 Forderungsbewertung
- 10 Warenbestand
- 11 Kasseninventur
- 12 Toursaison anlegen
- 13 Änderung von Bindungs- und Gültigkeitsdatum der Angebote
- 14 Systembereinigung
- 15 Arbeitszeiten der GRÜN raw GmbH zum Jahreswechsel
Initialisierung der Nummernkreise
Nummernkreise für das folgende Wirtschaftsjahr sind frühzeitig über den Menüpunkt Dienste → Konfigurationen → Nummernkreise festzulegen.
- Wir empfehlen, die Nummern unmittelbar nach Erhalt der Informationen einzupflegen. Aktiviert werden diese erst am 1. Tag des neuen Wirtschaftsjahres.
- Aus organisatorischen und programmtechnischen Gründen sind Überschneidungen der Belegnummernkreise zu vermeiden.
- Der Nummernkreis für die RZ-Faktur entspricht dem Belegkontext der Barverkäufe bzw. des lokalen Fakturlaufs.
- Um Verwechslungen mit debitorischen und kreditorischen Personenkonten zu vermeiden, sind Belegnummern beginnend mit 8xx.xxx und 9xx.xxx nicht zu empfehlen.
- Für Belegtypen, die nicht genutzt werden, ist eine Vergabe von Belegnummern nicht notwendig.
- Die Nummernkreise sind je Beleg-Mandant zu vergeben. Es ist darauf zu achten, dass dies für Haupt- und Untermandant ggf. (Belegmandant) differenziert wird.
- Sollten die Nummernkreise bis zum ersten Arbeitstag im neuen Jahr nicht eingepflegt sein, erscheint beim erstmaligen Aufruf der jeweiligen Programme ein entsprechender Hinweis. Man kann dann nachträglich den Nummernkreis eingeben. Diese Vorgehensweise möchten wir jedoch nicht empfehlen, da der betroffene Mitarbeiter nicht unbedingt weiß, mit welchem Nummernkreis begonnen werden soll.
Kasse
An der Kasse sind keine gesonderten Jahreswechsel-Operationen durchzuführen. Der Kassenbon wird fortlaufend durchnummeriert. Die Inventarisierung des Kassenbestands erfolgt im Rahmen der Istbestandsaufnahme am 31.12.
Automatische Ausführung des Jahreswechsels
Folgende Operationen werden durch TeamServ Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung bei einem Wirtschaftsjahreswechsel (in der Regel 31.Dezember – 01.Januar) automatisch ausgeführt:
- Übertragung der Adress-Statistiken des lfd. Jahres in das Vorjahr
- Übertragung der WWS-Statistiken des lfd. Jahres in das Vorjahr
- Initialisierung der zuvor eingepflegten Nummernkreise
Durchführung einer Inventur
Nachfolgend sind die einzelnen Schritte zur Ablauffolge der Inventur aufgeführt:
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Inventur abschließen (#49035) |
Jede Vorjahresinventur (für das betreffende Lager) ist zwingend vor Eröffnung einer neuen Inventur abzuschließen. Nach Abschluss der Inventur können bis zur nächsten Inventureröffnung jederzeit Auswertungen generiert werden. Eine Überarbeitung der Inventurdaten ist jedoch nicht mehr möglich. Der Abschluss der Inventur sollte außerhalb der Geschäftszeiten erfolgen. |
| Inventur vorbereiten (#49007) | Mit diesem Programmpunkt besteht die Möglichkeit die Inventur vorzubereiten. Die Inventurvorbereitung kann bis zu 10 Tage vor der eigentlichen Inventureröffnung erfolgen. Es wird geprüft ob die Altinventur abgeschlossen ist. Anschließend lässt sich die Inventurpreisliste löschen. Es wird geprüft ob die Inventur-Altdaten gelöscht werden können. Es wird (kann) eine Inventurpreisliste in Vorbereitung der neuen Inventur erstellt werden. |
| Inventur eröffnen (#49000) | Mit der Inventureröffnung ist ein Zugriff auf die abgeschlossene Inventur nicht mehr möglich. Es empfiehlt sich ggf. vorab eine Sicherung als Datei über den Programmpunkt #49020 Inventur Info. Je Inventurlager ist eine Inventur zu eröffnen. Arbeitsschritte der Inventureröffnung:
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| Inventur freischalten (#49010) | Buchen von Ab- und Zugängen (z.B. Lieferschein, Wareneingang) wieder ermöglichen. Wichtig: Artikel muss bereits gezählt sein. |
| Inventur erfassen (#49015) | Erfassen bzw. Überarbeiten der Inventurdaten |
| Inventur Datenübernahme (#49030) | Übernahme der Inventurdaten in die Warenwirtschaft |
| Inventur auswerten (#49025) | Auswerten der Inventurdaten |
Nähere Informationen zum Ablauf einer Inventur sind dem Handbuch TeamServ® Warenwirtschaft zu entnehmen.
Systembeginn nach dem Jahreswechsel
Beim erstmaligen Laden der Hauptauswahl-Maske im neuen Jahr erfolgt eine Prüfung auf die ordnungsgemäße Ausführung der Jahreswechseloperationen. Falls der Jahreswechsel-Job nicht oder nicht vollständig gelaufen ist, führt dies automatisch zu einer Sperrung aller Arbeitsplätze.
Fakturen altes Jahr / neues Jahr
Die Faktur erfolgt alternativ über den Menupunkt Buchhaltung → Fakturlauf oder als Datenaustauschjob über Dienste → Datenaustausch → Datenaustausch Jobübersicht → Jobart: zu verarbeiten → Jobbezeichnung: RZ-Faktur.
Für die Faktur bzw. Fakturabgrenzung sind nachfolgende Aspekte zu berücksichtigen:
- Lieferscheine sind als Lieferbegleitdokument “geliefert” was bedeutet, dass der Warenbestand gemindert und der Leistungszeitpunkt (Buchungsdatum) dem Liefertermin entspricht. Der Liefertermin muss somit nicht zwangsläufig dem Belegdatum entsprechen. Insofern lässt sich im neuen Wirtschaftsjahr eine Faktur mit der Belegabgrenzung auf Buchungsdatum für das alte Wirtschaftsjahr (bis 31.12) vornehmen. Lieferscheine des neuen Wirtschaftsjahres sind entsprechend mit dem Startwert des 01. Januars als Buchdatums als separater Fakturlauf anzulegen.
- Bei der Abgrenzung ist ebenfalls die Behandlung der Kleinrechnung zu beachten.
- Fakturdatum (Rechnungsdatum) und Buchungsdatum der Faktur sind notwendigerweise auf die Abgrenzung hin abzustimmen.
Beispielparameter einer Faktur mit Abgrenzung altes WJ / Neues WJ am 04. Januar des neuen Wirtschaftsjahres:
| Fakturlauf Nr.01 am 04. Januar WSJ (Solldatum): | Fakturlauf Nr.02 am 04. Januar WSJ (Solldatum): |
| Datum Modus Buchdatum: Erster_WSVJ bis Letzter WSVJ Kleinrechnungen: Verarbeiten Fakturdatum: Solldatum+1WT Buchdatum: Letzter_WSVJ |
Datum Modus Buchdatum: Erster_WSJ bis Solldatum Fakturdatum per: Solldatum+1WT Buchhaltung per: Letzter_LM |
Handhabung von Belegen in der Warenwirtschaft
In der Frage der Handhabung von Belegen ergibt sich grundsätzlich eine Problematik durch die Tatsache, dass der Inventurstichtag nicht zwangsläufig dem Wirtschaftsjahreswechsel entspricht.
Aus warenwirtschaftlicher Sicht sind Lieferscheine vor Inventur und vor dem Wirtschaftsjahreswechsel auszuliefern und zu fakturieren.
Lieferungen für einen Zeitpunkt nach Inventur sind grundsätzlich als Kommissionsschein zu erfassen. Die hierin kommissionierte Ware ist in der Inventurerfassung zu berücksichtigen. Lieferscheine auf Abruf sind hierfür unzulässig.
Abstimmung der Konten
Es wird immer wieder über die Kosten der Steuerberater diskutiert. Im Wesentlichen sind diese Kosten dadurch begründet, dass die Steuerberater eine Jahresbilanz nicht nur erstellen, sondern erst erarbeiten müssen.
Die Abstimmung der Buchhaltung erfolgt in der lokalen Buchhaltung. Es ist sicherzustellen, dass alle Monatsauswertungen in der lokalen Buchhaltung (#125) für das abgelaufene Wirtschaftsjahr erfolgt sind.
Sie können in Ihrer Buchhaltung schon einige vorbereitende Arbeiten durchführen, um die Arbeiten des Steuerberaters zu verkürzen und damit für Sie zu vergünstigen.
- Abstimmung von Verrechnungskonten
- Prüfung und Auflösung der kalkulatorischen Konten, da im Regelfalle in der Buchhaltung per letztem Tag des abgelaufenen Wirtschaftsjahres die effektiven Zahlen angefallen sind.
- Überprüfung und Klärung der Unterkonten der Forderungen, um entsprechende Fristen für das Verklagen von Debitoren-Forderungen zu wahren.
- Buchen der effektiven Abschreibungen.
- Abstimmung und Bereinigung von Debitoren- und Kreditoren-OP
Je mehr Abgrenzungen und Bereinigungen schon vor Beginn der Arbeiten des Steuerberaters ausgeführt sind, je schneller und kostengünstiger kann dieser arbeiten.
Forderungsbewertung
Bezüglich der Forderungsbewertung weisen wir darauf hin, dass die Forderungen möglichst einem Volltestat unterzogen werden sollten. Für diese Testierung der Forderungen sollten Sie an alle Kunden Saldenbestätigungen verschicken, die Ihnen bei der Bewertung Ihrer Forderungen hilfreich sein können.
Erfahrungen haben gezeigt, dass in den Forderungen häufig eine Reihe von Reklamationsfällen enthalten sind, die das Gesamtkonto aufblähen und den Kunden zur Nichtzahlung veranlassen. Über diese Reklamationsfälle bzw. Differenzen werden Sie im Zuge einer Saldenbestätigung mit Sicherheit aufgeklärt. Die Verrechnung von Gutschriften und Rechnungen ist zu prüfen. Alleinige Zahlungen sind auf Ihren Rechnungsbezug hin zu überprüfen und zu verrechnen.
Die Erstellung von Saldenbestätigungen erfolgt unter Buchhaltung → Buchhaltungsauswertung → 16 Offene-Posten Abgrenzung Saldenbest.
Warenbestand
Über TeamServ DataWarehouse lässt sich eine Artikelumsatzstatistik mit Wert- und Mengenangaben erstellen. Diese Statistik gibt Ihnen in Verbindung mit der Inventurauswertung nach Erfassungsnummern einen Überblick über die Umschlagsgeschwindigkeit der einzelnen Artikel am Lager. Sie versetzt Sie weiterhin in die Lage, hieraus Sollbestandsgrößen für die Artikel festzulegen, um so den Warenbestand möglichst gering zu halten.
Kasseninventur
Zum letzten Tag des abgelaufenen Wirtschaftsjahres ist der Kassenbestand zu inventarisieren. Hierzu sollte man so vorgehen, dass man zum Wirtschaftsjahresende die Kasse überprüft und abstimmt. Dabei sollte ein Inventurblatt erstellt werden, das sich aufsteigend nach Münz- und Geldscheinwerten ausrichtet, die jeweilige Menge der einzelnen Geldstücke bzw. Geldscheine angibt und in der Summe den Gesamt-Ist-Kassenbestand ausweist.
Toursaison anlegen
Bei aktiver Nutzung der Tourwochenplanung ist eine gültige Toursaision im Programm #43005 der ASCII-basierenden Oberfläche von TeamServ.
Änderung von Bindungs- und Gültigkeitsdatum der Angebote
Prüfen und ändern Sie ggf. Angebote bezüglich des Bindungsdatums bzw. Gültigkeitsdatums, welches in der Praxis vielfach auf das Jahresende definiert sind. Hierzu lassen sich in TeamServX die Datumswerte in der Tabelle präsent darstellen. Über die Tabellenfilter lassen sich Angebote dann auf einen Datumswert hin prüfen. Es empfiehlt sich grundsätzlich die Wiedervorlagefunktion in TeamServ für Angebote zu nutzen und diese im Wiedervorlagedatum auf spätestens das Ende der Gültigkeit zu pflegen.
Systembereinigung
Es empfiehlt sich im Rahmen der Vorbereitung auf den Jahresabschlusses frühzeitig Systembereinigungen durchzuführen. Grundsätzlich sollte dies zyklisch im Laufe des Wirtschaftsjahres mehrmals durchgeführt werden. An dieser Stelle muss angemerkt werden, dass diese Belege das System und auch den organisatorischen Prozess erheblich beeinträchtigen.
Angebote prüfen und ggf. „Räumen“
Prüfen Sie mit Hilfe von Infoauswertungen Ihre Angebote. Mit sF10 unter ASCII auf Kunde/ Branche/Familie lässt sich ein sog. Räumungslauf starten, der alle Angebote löscht, deren Gültigkeit um x-Tage überschritten ist. Mit sF12 unter ASCII lässt sich eine Artikelbereinigung vornehmen. Artikel, die nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind, werden gelöscht. Derartige Bereinigungen sollten grundsätzlich nicht im Tagesbetrieb durchgeführt werden.
Verkaufsbelege prüfen
Prüfen Sie in den Verkaufsprogrammen (Lieferschein, Barverkauf, Kommissionsschein) Belege, die nicht korrekt abgeschlossen bzw. nicht fakturiert wurden. Hierzu lassen sich in TeamServX die Felder Fakturfähig und Bewertung in die Belegübersicht aufnehmen bzw. filtern.
Bestellungen prüfen und ggf. löschen
Prüfen sie mit Hilfe von Infoauswertungen oder der Belegtabelle in TeamServX “alte” Bestellungen.
Anforderungen prüfen
Prüfen Sie in der Belegtabelle von TeamServX den Status der Anforderungen.
Arbeitszeiten der GRÜN raw GmbH zum Jahreswechsel
An den gekennzeichneten Tagen ist arbeitsfrei im Hause der raw. An den übrigen Tagen sind wir im Rahmen unserer Bürozeiten von 08:00 Uhr – 17:00 Uhr von Montag bis Freitag erreichbar.
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Mittwoch
24.12.2025
Heilig Abend
Donnerstag
25.12.2025
1. Weihnachtstag
Freitag
26.12.2025
2. Weihnachtstag
Samstag
27.12.2025
Sonntag
28.12.2025
Montag
29.12.2025
normale Bürozeiten
Dienstag
30.12.2025
normale Bürozeiten
Mittwoch
31.12.2025
Silvester
Donnerstag
01.01.2026
Neujahr
Freitag
02.01.2026
normale Bürozeiten
Nachfolgend unsere Erreichbarkeit und Kontaktdaten:
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Hotline |
Montag – Freitag |
08:00 – 17:00 Uhr |
Tel. 02421/9555-55 |
E-Mail: hotline@raw.de |
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Notdienst |
Montag – Freitag |
17:00 – 08:00 Uhr |
Tel. 0176/20700503 |
Bitte nutzen Sie den Notdienst entsprechend der Vereinbarungen ausschließlich für systemseitige Störungen die den Systembetrieb behindern. Die Abrechnung der Bereitstellung für Hotline und Notdienst ist in den vertraglichen Servicebedingungen geregelt.